Een btw rondrekening is een belangrijke controle aan het einde van het boekjaar. Hiermee controleer je of de btw die je in de administratie hebt geboekt aansluit op de btw die je hebt ingediend in de btw-aangiftes. Door deze controle uit te voeren voorkom je verschillen, onjuist geboekte btw en problemen bij de jaarrekening of bij een controle door de Belastingdienst.
In deze uitgebreide gids lees je wat een btw-rondrekening is, waarom deze belangrijk is en hoe je er stap voor stap zelf een maakt. Je vindt een volledig btw rondrekening voorbeeld in Excel-stijl, praktische uitleg en een overzicht van veelgemaakte fouten in de praktijk.
Wat is een btw-rondrekening?
Een btw-rondrekening is een overzicht waarin je alle btw-bedragen van het boekjaar naast elkaar zet. Je vergelijkt de btw in je administratie met de btw die je hebt aangegeven. Hiermee controleer je of:
- de btw in je boekhouding correct is verwerkt
- de btw-aangiftes juist zijn geboekt
- de balansposten te betalen of te vorderen btw kloppen
De btw-rondrekening vormt de brug tussen je administratie en je btw-aangiftes. Zonder deze controle is het onmogelijk om het boekjaar foutloos af te sluiten.
Waarom is een btw-rondrekening belangrijk?
Een btw-rondrekening voorkomt fouten en zorgt voor betrouwbare financiële rapportage. Het is belangrijk om de btw-rondrekening jaarlijks of per kwartaal uit te voeren, omdat:
- de aansluiting tussen administratie en btw-aangiftes gecontroleerd wordt
- fouten vroegtijdig worden ontdekt voordat de jaarrekening wordt opgesteld
- balansposten niet onterecht open blijven staan
- de accountant een correcte onderbouwing krijgt van je btw-administratie
- je risico’s voorkomt zoals naheffingen, boetes of correcties
Veel ondernemers ervaren verschillen in hun btw-administratie zonder dat ze dit doorhebben. De btw-rondrekening voorkomt dit.
Hoe maak je een btw-rondrekening?
Een btw-rondrekening bestaat uit vier stappen.
Stap 1: Verzamel alle btw-aangiftes van het jaar
Noteer per periode:
- btw over omzet (rubrieken 1a en 1b)
- btw over kosten (rubriek 5b)
- het saldo te betalen of te ontvangen btw
- eventuele correcties zoals suppleties
Stap 2: Verzamel de btw-boekingen uit je administratie
Exporteer de volgende balansrekeningen:
- Te vorderen btw
- Te betalen btw
- Verrekeningsrekening btw
Stap 3: Maak een btw-rondrekening in Excel
Onderstaand btw rondrekening voorbeeld laat zien hoe dit eruitziet in de praktijk.
Voorbeeld btw-rondrekening
| Periode | Btw omzet (1a/1b) | Btw kosten (5b) | Te betalen of ontvangen | Geboekt in administratie | Verschil |
|---|---|---|---|---|---|
| Q1 | € 8.450 | € 4.200 | € 4.250 | € 4.250 | € 0 |
| Q2 | € 10.120 | € 5.520 | € 4.600 | € 4.500 | € 100 |
| Q3 | € 9.880 | € 4.900 | € 4.980 | € 4.980 | € 0 |
| Q4 | € 11.400 | € 5.340 | € 6.060 | € 6.060 | € 0 |
| Totaal boekjaar | € 39.850 | € 19.960 | € 19.890 | € 19.790 | € 100 |
In dit voorbeeld ontstaat in Q2 een verschil van € 100. Dit duidt meestal op:
- verkeerd geboekte btw
- niet-verwerkte correcties
- verlegde btw die niet is geboekt
- te laat verwerkte facturen
Stap 4: Sluit de btw-balansrekening aan
De totaaltelling van je btw-rondrekening moet aansluiten op:
- Te betalen btw
- Te vorderen btw
Is dit niet het geval? Dan moet je de verschillen opsporen en corrigeren.
Veelgemaakte fouten bij de btw-rondrekening
- Verkeerd geboekte btw zoals 21 procent geboekt als 9 procent
- Ontbrekende correcties zoals privégebruik of investerings btw
- Onverwerkte verlegde btw bij internationale handel
- Btw op investeringen niet goed verwerkt
- Niet aansluitende btw-balansrekeningen
Klaar om je btw-rondrekening te verbeteren?
Wil je dat je btw-administratie altijd aansluit en foutloos is? Wij helpen je graag met administratie, btw-controles en jaarafsluiting.
Over de auteurs: de financiële expertise van Daniel Thijs en Richard de Ruijter RC
Deze uitleg is gebaseerd op de praktijkervaring van Daniel Thijs en Richard de Ruijter RC, de financieel specialisten achter Oakhill Financial Services. Zij ondersteunen bedrijven dagelijks bij btw-controles, administratie, rapportages en jaarafsluitingen.
Daniel Thijs werkt als fractional CFO en controller. Hij is gespecialiseerd in btw-processen, financiële sturing, rapportages en administratieve optimalisatie. Daniel helpt ondernemers hun financiële administratie inzichtelijk, schaalbaar en betrouwbaar te maken.
Richard de Ruijter RC is Registercontroller en expert in compliance, controlling, rapportagekwaliteit en interne beheersing. Richard begeleidt organisaties bij het versterken van financiële processen en het borgen van kwaliteit in hun rapportagestructuur.
Samen combineren zij strategische en operationele expertise waarmee zij ondernemers helpen hun administratie te structureren en btw-processen foutloos te laten verlopen.
Veelgestelde vragen over de btw-rondrekening
Wat is een btw-rondrekening?
Een btw-rondrekening controleert of de geboekte btw aansluit op de btw-aangiftes van het boekjaar.
Hoe werkt een btw-rondrekening?
Je zet per periode de btw uit de aangiftes naast de btw-boekingen in je administratie en vergelijkt deze. Verschillen corrigeer je voor de jaarafsluiting.
Hoe mag je btw afronden?
Btw rond je af op twee decimalen. In de btw-aangifte rond je af op hele euro’s. Afronding gebeurt volgens rekenkundige regels.
Is btw een balansrekening?
Ja. Btw wordt geboekt op te betalen btw of te vorderen btw. Het is een schuld of vordering, geen kostenpost.
Hoe bereken je 21 procent btw?
Exclusief btw × 0,21 = btw-bedrag. Exclusief btw × 1,21 = bedrag inclusief btw.
Hoe haal je btw uit een bedrag inclusief btw?
Bij 21 procent btw: Btw = bedrag inclusief btw × 21 / 121 Exclusief btw = bedrag inclusief btw / 1,21
Wanneer maak je een btw-rondrekening?
Minstens jaarlijks, maar idealiter elk kwartaal voor betere controle.
Is er een btw-rondrekening in Excel?
Ja, de meeste controllers gebruiken Excel. In deze blog staat een volledig voorbeeld dat je kunt kopiëren.