Boekhouding automatiseren betekent dat software een groot deel van je dagelijkse administratie overneemt. Denk aan factuurverwerking, het scannen van bonnetjes, het koppelen van banktransacties en het automatisch opstellen van rapportages. Het resultaat is een snellere, nauwkeurigere en veel beter voorspelbare administratie, met realtime inzicht in je cijfers. Voor MKB-bedrijven en scale ups is boekhouding automatiseren de sleutel naar een futureproof financiële organisatie.
In deze gids lees je:
- wat boekhouding automatiseren precies is
- hoe je met Exact Online en Power BI een krachtige combinatie maakt
- welke onderdelen je als eerste automatiseert
- 7 praktische tips om fouten te voorkomen en processen strak te krijgen
- een helder stappenplan om in je bedrijf te starten
- antwoorden op veelgestelde vragen over boekhouding automatiseren
Wat is boekhouding automatiseren?
Bij het automatiseren van de boekhouding worden terugkerende administratieve taken uitgevoerd door software. Repetitieve werkzaamheden zoals gegevens invoeren, facturen boeken, betalingen koppelen en btw berekenen verlopen automatisch. De software leest documenten uit, koppelt transacties en zet alles direct op de juiste plek in je boekhouding.
Bij Oakhill gebruiken wij Exact Online als fundament voor de boekhouding. Exact Online biedt bankkoppelingen, digitale factuurverwerking, btw-functies en integraties met andere systemen. Daarboven zetten wij een Power BI schil neer die alle financiële data uit Exact Online automatisch ophaalt en omzet in heldere dashboards. Zo beschik je altijd over actuele stuurinformatie over cashflow, marges, omzet per klant en trends.
Kort samengevat: je gaat van losse mappen, Excel en handmatige controles naar een digitale workflow met strakke processen, automatische controles en realtime financiële informatie. Dat is wat boekhouding automatiseren in de praktijk betekent.
Belangrijkste automatiseringen in de boekhouding
Dit zijn de bouwstenen die in vrijwel elke moderne, geautomatiseerde boekhouding terugkomen.
1. Automatische bankkoppeling
Met een bankkoppeling worden bankafschriften dagelijks automatisch ingelezen. Betalingen worden direct gekoppeld aan openstaande facturen of de juiste grootboekrekeningen. Handmatig overtypen is niet meer nodig en je bankmutaties lopen synchroon met je administratie. In Exact Online is dit standaard beschikbaar en vormt het een cruciale stap in boekhouding automatiseren.
2. Verwerking van facturen en bonnetjes met OCR
Facturen en bonnetjes worden digitaal aangeleverd of gescand. OCR technologie herkent belangrijke gegevens zoals datum, bedrag, btw, leverancier en factuurnummer automatisch. De software maakt boekingsvoorstellen die je alleen nog controleert en accordeert. Zo wordt de basis van de boekhouding snel en foutarm verwerkt.
3. Geautomatiseerde gegevensinvoer
Inkoop- en verkoopfacturen, abonnementen, periodieke posten en declaraties worden automatisch ingelezen en geboekt. Door vaste regels en templates in te richten, voorkom je dat dezelfde handelingen steeds opnieuw handmatig gedaan moeten worden. Dit is een belangrijk onderdeel van boekhouding automatiseren, omdat het direct veel tijd scheelt.
4. Realtime rapportages en dashboards
Doordat alle gegevens automatisch en continu verwerkt worden, kun je op elk moment actuele rapportages draaien. Denk aan winst en verlies, cashflow, marges per product of klant en openstaande posten. Koppel je de boekhouding aan Power BI dan beschik je over dashboards die zich automatisch verversen en direct inzicht geven in je financiële prestaties.
5. Geautomatiseerde btw-aangifte
Btw wordt automatisch berekend op basis van geboekte facturen en banktransacties. De aangifte kan met een paar klikken worden klaargezet en in veel gevallen direct digitaal worden ingediend. Dit beperkt de kans op fouten en bespaart tijd aan het einde van de maand of het kwartaal.
Wil je dat iemand de inrichting en controle van je geautomatiseerde administratie professioneel oppakt? Bekijk dan onze dienst Boekhouding.
Voordelen van een geautomatiseerde boekhouding
- Tijdsbesparing: handmatig boeken, overtypen en zoeken in mappen wordt sterk verminderd.
- Minder fouten: software werkt consistent en voorkomt typfouten en dubbel werk.
- Realtime inzicht: je cijfers zijn altijd up to date, wat betere beslissingen mogelijk maakt.
- Betere cashflow: sneller factureren, strakker debiteurenbeheer en beter zicht op openstaande posten.
- Auditproof administratie: digitale archivering en duidelijke workflows maken controles eenvoudiger.
- Schaalbaarheid: bij groei hoef je niet evenredig meer administratieve uren in te zetten.
Voor bedrijven die naast automatisering ook behoefte hebben aan maandelijkse analyses, budgetten en stuurinformatie is Controlling as a Service een logische vervolgstap.
Boekhouding automatiseren met Exact Online en Power BI
Exact Online vormt het hart van de geautomatiseerde administratie. Je hebt één centrale plek voor boekhouding, btw, verkoop, inkoop en vaak ook projecten of voorraden. Met bankkoppelingen, digitale factuurverwerking en standaard workflows leg je een sterke basis voor boekhouding automatiseren.
Power BI fungeert als slimme datalaag bovenop Exact Online. Power BI haalt data automatisch uit Exact Online, combineert deze met andere bronnen en presenteert de informatie in overzichtelijke dashboards. Je ziet direct welke klanten winstgevend zijn, welke kosten stijgen en hoe je cashflow zich ontwikkelt. Voor veel organisaties is dit een belangrijk argument om boekhouding automatiseren door te trekken naar datagedreven sturen.
Wil je automatisering combineren met strategische financiële sturing en forecasting? Bekijk dan CFO als Service . Daarmee krijg je niet alleen dashboards, maar ook ervaren financieel leiderschap dat met je meedenkt.
7 praktische tips om je boekhouding slim te automatiseren
Automatiseren is meer dan alleen software kiezen. De kwaliteit van je processen en data bepaalt hoe goed de automatisering werkt. Met deze zeven tips leg je een sterk fundament voor het automatiseren van je boekhouding.
Tip 1: Zorg voor één duidelijke manier van aanleveren van facturen
Laat leveranciers facturen zoveel mogelijk digitaal en op dezelfde manier aanleveren, bijvoorbeeld via e-mail naar een speciaal factuuradres of via e-facturatie. Hoe minder variatie in aanlevering, hoe beter OCR en automatische workflows hun werk kunnen doen.
Tip 2: Houd factuurgegevens en stamdata schoon
Automatisch boeken werkt alleen als de basis goed is. Zorg dat leveranciersgegevens, btw-nummers, IBAN, grootboekkoppelingen en kostenplaatsen correct zijn. Loop periodiek je crediteurenbestand door en corrigeer onvolledige of dubbele gegevens.
Tip 3: Standaardiseer je boekingslogica
Leg vast hoe bepaalde soorten facturen geboekt moeten worden. Denk aan kostenplaatsen, projecten, verdeling over periodes en btw-codes. Door deze logica vast te leggen in regels en templates voorkom je discussies op de finance afdeling en krijg je strakke, vergelijkbare rapportages.
Tip 4: Richt een helder goedkeuringsproces in
Bepaal wie welke facturen moet goedkeuren, vanaf welke bedragen extra goedkeuring nodig is en hoe uitzonderingen worden behandeld. Gebruik een digitaal workflow systeem waarin facturen automatisch langs de juiste fiatteurs gaan en waarin duidelijk zichtbaar is waar een factuur in het proces zit.
Tip 5: Digitaliseer en structureer je archief
Bewaar facturen, bonnetjes en contracten digitaal en koppel ze aan de boekingen in je administratie. Werk met een duidelijke mapstructuur of documentmanagement in je boekhoudsoftware of factuurverwerker. Zo vind je documenten binnen seconden terug en ben je goed voorbereid op controles.
Tip 6: Koppel bank, kassa, webshop en CRM
Combineer boekhoudsoftware met koppelingen naar bank, kassasysteem, webshop, declaratie app en CRM. Hoe minder je handmatig hoeft over te nemen tussen systemen, hoe kleiner de foutkans en hoe hoger de snelheid van verwerken.
Tip 7: Begin klein, meet resultaat en schaal op
Start bijvoorbeeld met het automatiseren van inkoopfacturen en bankverwerking. Meet hoeveel tijd je bespaart en hoeveel minder correcties nodig zijn. Breid daarna stap voor stap uit naar declaraties, verkoopfacturen, rapportages en budgettering.
Stappenplan: zo implementeer je geautomatiseerde boekhouding
Stap 1: Breng je huidige processen in kaart
Noteer hoe facturen binnenkomen, wie wat doet, waar vertragingen ontstaan en waar fouten vaak voorkomen. Dit vormt de basis voor je automatiseringsplan.
Stap 2: Kies de juiste boekhoudsoftware en tools
Selecteer een pakket dat goed aansluit op je organisatie en sector en dat koppelingen biedt met banken, factuurverwerking, declaraties en rapportagetools. Voor Nederlandse ondernemers is Exact Online een veelgebruikte oplossing.
Stap 3: Richt koppelingen en workflows in
Activeer bankkoppelingen, stel OCR en factuurverwerking in en definieer accorderingsflows. Test met een beperkte set facturen en transacties, zodat je problemen snel kunt oplossen.
Stap 4: Train je team
Leg uit hoe de nieuwe werkwijze eruitziet, welke stappen vervallen en wat er juist bij komt, zoals controles en uitzonderingen afhandelen. Hoe beter het team snapt waarom je automatiseert, hoe sneller de acceptatie.
Stap 5: Voeg een Power BI schil toe
Koppel Microsoft Power BI aan je boekhouding zodat rapportages en dashboards automatisch ververst worden. Definieer samen welke stuurinformatie je nodig hebt en hoe je die het beste visualiseert.
Stap 6: Monitor, optimaliseer en breid uit
Kijk regelmatig naar doorlooptijden, foutpercentages en de hoeveelheid handmatig werk die overblijft. Pas regels en workflows aan waar nodig en voeg nieuwe automatiseringen toe zodra de basis stabiel is.
FAQ: veelgestelde vragen over boekhouding automatiseren
Wat is geautomatiseerde boekhouding?
Geautomatiseerde boekhouding betekent dat je software gebruikt om administratieve taken uit te voeren die anders handmatig zouden gebeuren. Voorbeelden zijn facturen verwerken, banktransacties koppelen, btw berekenen en rapportages genereren.
Wat is automatisering van de administratie?
Automatisering van de administratie is hetzelfde als geautomatiseerde boekhouding. Het houdt in dat je administratie en boekhouding digitaliseert, standaardiseert en zoveel mogelijk repeterende taken laat uitvoeren door software in plaats van handmatig werk.
Hoe automatiseer je de boekhouding?
Je automatiseert door eerst je processen in kaart te brengen, vervolgens de juiste software te kiezen en te koppelen aan je bank, factuurverwerking en andere systemen. Daarna stel je regels, templates en workflows in, test je het systeem met een kleine dataset en rolt het stap voor stap uit binnen je organisatie.
Welke software is het beste voor boekhouden?
Dat hangt af van je bedrijf. Voor MKB en scale ups is software ideaal die bankkoppeling, OCR, factuurverwerking, declaraties, koppelingen met kassasystemen of ERP en rapportagemogelijkheden biedt. In Nederland is Exact Online een veelgebruikte keuze.
Wat is automatisering in de boekhouding?
Automatisering in de boekhouding is hetzelfde als geautomatiseerde boekhouding. Je vervangt handmatige administratieve taken door software die boeken, koppelen van transacties, verwerken van facturen en genereren van rapportages automatiseert.
Welke boekhoudprocessen kan ik automatiseren?
Je kunt onder andere inkoopfacturen, verkoopfacturen, declaraties, bankverwerking, btw-aangifte, herinneringen, periodieke boekingen en rapportages automatiseren. Hoe meer processen gestandaardiseerd zijn, hoe verder je kunt gaan met automatisering.
Wat is een automatische bankkoppeling?
Een automatische bankkoppeling zorgt ervoor dat banktransacties dagelijks direct in je boekhoudpakket worden ingelezen. De software koppelt betalingen aan openstaande posten of grootboekrekeningen waardoor bankafstemming veel sneller gaat.
Hoe werkt OCR bij facturen en bonnetjes?
OCR herkent tekst en cijfers op digitale documenten en gescande afbeeldingen. De software leest bijvoorbeeld datum, factuurnummer, leverancier, bedragen en btw uit en zet deze gegevens om in gestructureerde data die direct kan worden geboekt.
Wat zijn de voordelen van een geautomatiseerde boekhouding?
De belangrijkste voordelen zijn minder handwerk, lagere foutenkans, actuele stuurinformatie, betere cashflow, eenvoudiger voldoen aan wet en regelgeving en een administratie die schaalbaar is als je bedrijf groeit.
Is automatisering van de boekhouding veilig en AVG proof?
Bij gebruik van moderne cloudsoftware worden gegevens versleuteld opgeslagen, regelmatig geback-upt en met toegangsrechten afgeschermd. Kies aanbieders die duidelijk aangeven hoe zij aan AVG en andere relevante wetgeving voldoen, zoals de informatie op de website van de Belastingdienst .
Is boekhouding automatiseren ook interessant voor kleine bedrijven en zzp’ers?
Ja, juist voor kleinere organisaties kan boekhouding automatiseren veel opleveren. Met relatief weinig facturen kun je toch veel tijd besparen en fouten voorkomen, terwijl de kosten van de software vaak beperkt zijn.
Kan ik mijn boekhoudsoftware koppelen aan andere systemen?
In de meeste moderne pakketten kun je koppelen met banken, kassasystemen, webshops, declaratietools, CRM en rapportagesoftware. Dit zorgt ervoor dat gegevens automatisch worden uitgewisseld en je geen dubbele invoer hebt.
Hoe helpt automatisering bij de btw aangifte?
Doordat alle inkoop- en verkoopfacturen met btw automatisch worden geboekt, kan het systeem de btw-aangifte grotendeels voor je samenstellen. Je hoeft alleen nog te controleren en in te dienen, wat veel tijd scheelt en fouten beperkt.
Hoe begin ik met het automatiseren van mijn boekhouding?
Begin met het in kaart brengen van je processen en kies daarna een boekhoudpakket dat goed past bij je bedrijf. Richt eerst de bankkoppeling en factuurverwerking in, test de nieuwe werkwijze en breid vervolgens stap voor stap uit. Schakel waar nodig een specialist in om het traject te begeleiden.