BTW in Nederland: Registreren, indienen & naleven

BTW in Nederland: Een praktische gids voor internationale bedrijven

Uitbreiden op de Nederlandse markt betekent bekend raken met de btw in Nederland – een systeem dat bekend staat om zijn efficiëntie, maar ook om zijn strenge normen voor naleving. Elk bedrijf dat goederen of diensten verkoopt waarop de Nederlandse btw van toepassing is, moet zich registreren, periodiek aangifte doen en communiceren met de Belastingdienst.

Als je nieuw bent in het proces, leidt deze gids je door de registratie, de artikel 23 invoer-BTW-licentie en wat je moet doen als je een “vragenbrief” ontvangt.

1. Wie moet zich registreren voor btw in Nederland?

Het Nederlandse btw-regime is verplicht. Elke ondernemer – Nederlands of buitenlands – die belastbare activiteiten uitoefent, moet zich registreren. Er is geen omzetdrempel voor vrijstelling.

Goederen of diensten leveren binnen Nederland
Invoer van goederen via de Nederlandse douane (komt in aanmerking voor artikel 23 uitstel)
Voorraad houden in een Nederlands magazijn of fulfilmentcentrum
Verkopen aan Nederlandse consumenten via online platforms of marktplaatsen

Kleine lokale bedrijven kunnen kiezen voor de regeling voor kleine ondernemingen (KOR), waardoor ze geen btw in rekening hoeven te brengen. Het nadeel: ze kunnen geen btw op onkosten terugvorderen.

2. Het btw-registratieproces

Aanvragen worden ingediend bij de Belastingdienst met Formulier 3a (EU-bedrijven) of Formulier 3b (niet-EU-bedrijven). U hebt nodig:

Kamer van Koophandel uittreksel of buitenlands registratiebewijs
ID van de directeur + bewijs van adres
Nederlands bedrijfsadres (indien beschikbaar)
Beschrijving van activiteiten en verwachte omzet
Lijst van klanten en leveranciers

Formulieren zijn in het Nederlands en tijdschema’s variëren. Veel buitenlandse bedrijven stellen een lokale vertegenwoordiger aan om accurate, tijdige communicatie te garanderen.

3. Wat moet je doen als je een vragenbrief ontvangt?

Na je sollicitatie krijg je misschien een vragenbrief, een brief met vervolgvragen. Dat is normaal. De Belastingdienst gebruikt het om te bevestigen dat je bedrijf actief en legitiem is.

Antwoord vóór de deadline (meestal 7-14 dagen) of vraag een verlenging aan.
Wees feitelijk en specifiek, vermijd algemene verklaringen.
Nederlandse stof aantonen: administratie, besluitvorming of magazijnwerkzaamheden.
Voeg ondersteunende documenten bij, zoals contracten, facturen en schermafbeeldingen van websites.
Houd je antwoorden in overeenstemming met je registratieformulier en bedrijfsgegevens.

Een nauwkeurig en volledig antwoord bepaalt vaak hoe snel je btw-nummer wordt toegekend.

4. BTW-aangifte doen en compliant blijven

Zodra je geregistreerd bent, krijg je een BTW-ID (bijvoorbeeld NL123456789B01) en een indieningsfrequentie – meestal driemaandelijks.

Periodiek btw-aangiften indienen en eventueel verschuldigde btw betalen.
ICP-lijsten indienen voor transacties binnen de EU.
Een duidelijke administratie bijhouden die de boekhouding koppelt aan btw-aangiften.

Als je goederen importeert, kun je door een artikel 23-licentie aan te vragen de btw bij invoer naar je aangifte verleggen in plaats van deze bij de douane te betalen, waardoor je cashflow verbetert.

Voor grensoverschrijdende B2C-verkopen kun je met de EU One Stop Shop (OSS) alle EU-verkopen aangeven onder één registratie. Meer informatie: Europese Commissie BTW-portaal.

5. Beste praktijken voor btw-beheer op lange termijn

Sluit btw-rekeningen maandelijks af en sluit ze aan op je grootboek.
Bewaar inkoopfacturen en transportbewijzen digitaal.
Wijzigingen in EU-regels volgen, met name drempels voor verkoop op afstand en updates van OSS.
Houd een nauwkeurige administratie bij van je Nederlandse aanwezigheid, zodat je bij een audit kunt aantonen waar je voor staat.

Conclusie: Met een gedisciplineerde administratie en professionele ondersteuning wordt btw in Nederland voorspelbaar en efficiënt in plaats van lastig.

6. Hoe Oakhill u kan ondersteunen

Bij Oakhill Financial Services helpen we internationale bedrijven zich te registreren, te communiceren met de Belastingdienst en compliant te blijven.

Professionele boekhouddiensten – voor btw-registratie, artikel 23-toepassingen en nauwkeurige aangiften.
Controlling-as-a-Service – om btw-posities te controleren, dashboards te bouwen en aansluitingen op orde te houden.
CFO-as-a-Service – voor strategisch overzicht en internationale belastingplanning.

Ons meertalige team combineert Nederlandse financiële expertise met internationaal inzicht, zodat uw aangiften nauwkeurig, tijdig en volledig compliant zijn.

10 vragen en antwoorden van experts over btw in Nederland

1. Is btw-registratie verplicht in Nederland?

Ja. BTW-registratie in Nederland is verplicht voor elk bedrijf dat belastbare goederen of diensten levert. Er is geen omzetdrempel voor vrijstelling.

2. Kan ik me registreren voor btw voordat ik handel ga drijven?

Ja. Je kunt je voor btw registreren voordat je gaat handelen. Voorbereidende activiteiten zoals marktonderzoek of het opzetten van een kantoor kwalificeren je al als belastingplichtige.

3. Hoe lang duurt btw-registratie in Nederland?

Meestal duurt het tussen de twee en vier weken, afhankelijk van de verwerkingstijd en of de Belastingdienst om aanvullende informatie vraagt.

4. Wat is artikel 23 in Nederland en waarom is het nuttig?

Op grond van artikel 23 kan de btw bij invoer worden uitgesteld tot de btw-aangifte in plaats van vooraf bij de douane te worden betaald. Dit verbetert de cashflow voor importeurs aanzienlijk.

5. Hebben niet-EU-bedrijven een fiscaal vertegenwoordiger in Nederland nodig?

Ja, in de meeste gevallen. Bedrijven van buiten de EU hebben een fiscaal vertegenwoordiger nodig om de btw-aangiften te beheren en om namens hen te communiceren met de Belastingdienst.

6. Wat is de regeling voor kleine ondernemingen (KOR)?

De KOR is een Nederlandse btw-vrijstelling voor kleine bedrijven. Deelnemers brengen geen btw in rekening, maar kunnen ook geen btw op hun aankopen terugvorderen.

7. Kunnen bedrijven een btw-groep vormen in Nederland?

Ja. Bedrijven met gemeenschappelijke zeggenschap kunnen een fiscale eenheid vormen voor btw-doeleinden, waardoor ze één geconsolideerde btw-aangifte kunnen indienen.

8. Wat is de EU One Stop Shop (OSS)?

De OSS-regeling stelt verkopers uit de EU en daarbuiten in staat om alle grensoverschrijdende B2C-verkopen in één EU-lidstaat te melden in plaats van zich in meerdere landen voor btw aan te melden.

9. Wat gebeurt er als ik de vragenbrief van de Belastingdienst negeer?

Als je niet reageert op de vragenbrief, kan je btw-registratie vertraging oplopen of worden geweigerd. Antwoord altijd snel met volledige informatie.

10. Waarom zou ik werken met een lokale btw-expert zoals Oakhill?

Want de communicatie met de Nederlandse Belastingdienst is in het Nederlands en nauwkeurigheid is belangrijk. Oakhill zorgt voor nauwkeurige aangiftes, tijdige registratie en volledige naleving van de BTW.

Verder lezen: Nederlandse Belastingdienst – Bedrijvenportaal en Europese Commissie – BTW-overzicht.