Het indienen van de jaarrekening voor een Nederlandse BV in 2026

Het indienen van de jaarrekening in Nederland is een wettelijke verplichting voor elke Nederlandse BV, en de deadline voor het kalenderjaar 2025 is dichterbij dan de meeste buitenlandse aandeelhouders verwachten. De jaarrekening wordt ingediend bij de Kamer van Koophandel (KVK), waar iedereen deze kan inzien. Als u de deadline mist, begaat u een economisch delict, en bestuurders kunnen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld als de onderneming later failliet gaat.

In deze gids wordt uitgelegd wie aangifte moet doen, wat de exacte deadlines voor 2026 zijn, wat elke bedrijfsgrootteklasse moet indienen, hoe het indienen technisch in zijn werk gaat en waarin het verschilt van uw aangifte voor de vennootschapsbelasting.

Is het voor een Nederlandse BV verplicht om een jaarrekening in te dienen?

Ja. Het indienen van de jaarrekening bij het Handelsregister (KVK) is verplicht voor elke BV en NV, ook voor die in buitenlandse handen.

Ja. Elke BV en NV is verplicht haar jaarrekening openbaar te maken door deze in te dienen bij het Handelsregister van de KVK, op grond van Boek 2, Titel 9 van het Burgerlijk Wetboek. Dit geldt eveneens voor een BV in buitenlandse handen met een moedermaatschappij in het buitenland en zonder Nederlandse medewerkers. De verplichting geldt ook voor coöperaties, onderlinge verzekeringsmaatschappijen en, onder bepaalde voorwaarden, stichtingen en verenigingen met een omzet van ten minste € 7,5 miljoen. Een eenmanszaak hoeft geen jaarrekening in te dienen, zoals wordt uitgelegd in de handleiding van de overheid voor het indienen van jaarrekeningen.

Een buitenlandse onderneming die via een Nederlands filiaal in plaats van via een BV actief is, dient doorgaans de jaarrekening van de buitenlandse moedermaatschappij in bij de KVK, en geen afzonderlijke jaarrekening van het filiaal. Als u nog twijfelt tussen deze twee opties, bekijk dan onze vergelijking tussen een filiaal en een dochteronderneming in Nederland.

Een Nederlandse dochteronderneming kan worden vrijgesteld van de verplichting om een eigen volledige jaarrekening in te dienen, mits de moedermaatschappij een aansprakelijkheidsverklaring (een „403-verklaring”) afgeeft, een geconsolideerde jaarrekening indient waarin de dochteronderneming is opgenomen, en de aandeelhouders hiermee elk jaar instemmen.

Wat is de uiterste datum voor het indienen van de jaarrekening in 2026?

Voor het kalenderjaar 2025 is de standaarddeadline 8 augustus 2026, of uiterlijk 8 november 2026 indien alle aandeelhouders tevens bestuursleden zijn. De uiterste deadline is 31 december 2026.

De termijn hangt af van drie stappen: voorbereiding, goedkeuring en indiening.

• Opstelling: de raad van bestuur stelt de jaarrekening op binnen vijf maanden na het einde van het boekjaar. De algemene vergadering kan deze termijn in bijzondere omstandigheden met maximaal vijf maanden verlengen.
• Goedkeuring: de aandeelhouders keuren de jaarrekening goed binnen twee maanden na de opstelling ervan.
• Indiening: de onderneming dient de jaarrekening in binnen acht dagen na goedkeuring, en in ieder geval uiterlijk twaalf maanden na het einde van het boekjaar.

Voor jaarrekeningen over het kalenderjaar 2025 levert dat de volgende data op:

Wanneer alle aandeelhouders tevens bestuurders zijn, worden de jaarrekeningen doorgaans goedgekeurd zodra alle bestuurders deze hebben ondertekend. De goedkeuringstermijn van twee maanden is dan niet van toepassing, waardoor de uiterste indieningsdatum tien maanden en acht dagen na het einde van het boekjaar is. De KVK geeft uitleg over deze situaties op haar pagina over de indieningstermijn voor jaarrekeningen (in het Nederlands).

Je kunt geen uitstel krijgen voor de indiening zelf. Als de jaarrekening niet op tijd is goedgekeurd, moet je de opgestelde, maar nog niet goedgekeurde jaarrekening indienen, vergezeld van een toelichting waarin dit wordt vermeld.

Welke financiële gegevens moet een BV indienen?

Bij het indienen van de jaarrekening hangt het van de omvangkategorie af wat u moet indienen: micro- en kleine BV’s dienen een verkorte balans in, terwijl middelgrote en grote BV’s daarnaast ook een winst- en verliesrekening, een jaarverslag en een accountantsverklaring moeten indienen.

Wat je moet indienen, hangt af van de grootteklasse. Een onderneming valt onder een bepaalde klasse als zij op twee opeenvolgende balansdata aan ten minste twee van de drie criteria voldoet.

Wat u voor de aandeelhouders opstelt, is vaak gedetailleerder dan wat u publiceert. Een kleine BV stelt een volledige winst- en verliesrekening op voor haar aandeelhouders, maar dient deze niet in. Lees voor meer informatie over de drempels ons artikel over de Nederlandse omzet- en balancecriteria.

Hoe dient u de jaarrekening in bij de KVK?

De indiening gebeurt digitaal via SBR: via het KVK Zelf Deponeren-portaal voor micro- en kleine ondernemingen, of via boekhoudsoftware via Digipoort. Ook grote ondernemingen dienen vanaf boekjaar 2025 digitaal in.

Het indienen van jaarrekeningen verloopt volledig digitaal. De KVK accepteert jaarrekeningen in een gestructureerd formaat dat SBR (Standard Business Reporting) heet en gebruikmaakt van XBRL, een machinaal leesbaar formaat voor financiële gegevens. Er zijn drie mogelijkheden:

• Portaal ‘Zelf Deponeren’: micro- en kleine ondernemingen kunnen hun cijfers zelf invoeren in het online portaal van de KVK, nadat ze zich hebben aangemeld met eHerkenning.
• SBR via boekhoudsoftware: uw accountant of boekhoudpakket genereert een XBRL-bestand en verstuurt dit via Digipoort naar de KVK. Dit is de standaardprocedure voor middelgrote bedrijven en voor accountants die veel jaarrekeningen indienen.
• Grote ondernemingen: vanaf het boekjaar 2025 moeten ook grote ondernemingen hun aangifte digitaal indienen. Tot en met het boekjaar 2024 konden zij nog een PDF indienen.

Buitenlandse bestuurders lopen vaak vast bij het inloggen. Voor de KVK en de Nederlandse belastingportalen is eHerkenning vereist, wat moeilijk te verkrijgen is zonder een Nederlands burgerservicenummer. Een Nederlandse dienstverlener kan namens u aangifte doen via een ketenmachtiging. Als u dit liever uitbesteedt, leest u in ons artikel over het uitbesteden van de boekhouding in Nederland hoe dat in zijn werk gaat.

“Bij BV’s in buitenlandse handen is het echte probleem met de deadline zelden het werk zelf. Het probleem is dat niemand de verantwoordelijkheid voor de datum op zich neemt. Het hoofdkantoor gaat ervan uit dat de Nederlandse accountant de aangifte indient, de accountant wacht op handtekeningen van bestuurders in het buitenland, en zo is het 8 augustus alweer voorbij. Wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor de indieningsdatum, en spreek het ondertekeningsproces van tevoren af met uw bestuurders.”

Wat gebeurt er als je de indieningstermijn mist?

Het te laat indienen van de jaarrekening is een economisch delict dat kan leiden tot een boete, en als de BV binnen drie jaar failliet gaat, kunnen de bestuurders persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.

Te late indiening heeft drie soorten gevolgen:

• Boetes: te late aangifte is een economisch delict volgens de Wet op de economische delicten (WED). Het Bureau Economische Handhaving (BEH) van de Belastingdienst ziet toe op de naleving hiervan en kan de onderneming een boete opleggen.
• Aansprakelijkheid van bestuurders: als de BV binnen drie jaar failliet gaat, leidt een te late indiening tot een wettelijk vermoeden dat het bestuur zijn taken niet naar behoren heeft vervuld (artikel 2:248 van het Burgerlijk Wetboek). Bestuurders kunnen dan persoonlijk aansprakelijk worden gesteld voor het tekort in de faillissementsboekhouding.
• Commerciële schade: banken, kredietverzekeraars en leveranciers controleren of uw jaarrekeningen zijn ingediend. Als dit niet het geval is, daalt uw kredietwaardigheid en kan dit leiden tot vertraging bij het verkrijgen van financiering of leverancierskrediet.

De aansprakelijkheid van bestuurders is het risico dat buitenlandse aandeelhouders het meest onderschatten. Deze geldt voor elke bestuurder, ook voor een in het buitenland gevestigde bestuurder die de jaarrekening nooit heeft ingezien.

Is het indienen van de jaarrekening hetzelfde als het indienen van een aangifte vennootschapsbelasting?

Nee. De jaarrekening wordt ingediend bij de KVK, waar deze openbaar wordt gemaakt; de aangifte vennootschapsbelasting wordt ingediend bij de Belastingdienst, is vertrouwelijk en heeft een eigen uiterste datum.

Nee. Het gaat om twee afzonderlijke verplichtingen met verschillende begunstigden en verschillende termijnen.

In de praktijk zijn beide gebaseerd op dezelfde boekhouding, dus loont het de moeite om ze samen op te stellen. Een te late of onjuiste jaarrekening leidt meestal ook tot een te late belastingaangifte.

Hoe kan Oakhill u helpen bij uw financiële verslaglegging?

Oakhill stelt de jaarrekeningen van Nederlandse BV’s op, controleert deze en dient ze in, stemt ze af op de aangifte vennootschapsbelasting en dient ze namens u in bij de KVK.

Oakhill stelt jaarrekeningen op, controleert deze en dient ze in voor Nederlandse BV’s, inclusief bedrijven in buitenlandse handen waarvan het management in het buitenland is gevestigd. Wij werken op basis van uw boekhouding, stemmen de commerciële jaarrekening en de aangifte vennootschapsbelasting op elkaar af en dienen deze namens u in bij de KVK. Onze diensten op het gebied van financiële verslaglegging en controlling zorgen ervoor dat uw maandcijfers aan het einde van het jaar al in orde zijn, en onze CFO-diensten zetten diezelfde cijfers om in een rapport dat uw hoofdkantoor kan gebruiken.

Veelgestelde vragen over het indienen van jaarrekeningen in Nederland

Gerelateerde artikelen

Dit artikel bevat algemene informatie en vormt geen juridisch of fiscaal advies. Regels en termijnen kunnen veranderen; neem daarom contact op met Oakhill Financial Services of de KVK om uw eigen situatie te controleren.